22.01.2020

Amt Bad Oldesloe-Land digitalisiert die Gremienarbeit

Nach dem Relaunch der Webseite sollte nun auch die Gremienarbeit digitalisiert werden. Wichtig war allen Beteiligten, dass es eine schlanke und effiziente Lösung sein sollte, die für alle einfach zu handhaben ist.

Aufgrund der Erfahrungen mit dem communice® CMS konnte die Webseite schnell und kostengünstig um das communice®–RIS erweitert werden. 

Zielsetzung

Ein Amt mit neun Gemeinden und damit verbunden eine unendliche Anzahl an gedruckten Seiten. Schon länger gab es aus den Reihen der Gemeinderäte*innen den Wunsch nach einem Ratsinformationssystem, auch um den immensen Papierverbrauch zu reduzieren und somit nachhaltig zu agieren. Ein wichtiger Beitrag für die Umwelt, aber auch um die Kosten zu reduzieren. 

Das Ratsinformationssystem sollte Bürgern*innen sowie Gemeinderäten*innen den Zugang zu allen relevanten Infomationen jederzeit und geräteunabhängig ermöglichen. Eine Trennung zwischen öffentlichen und nicht-öffentlichen Inhalten musste gewährleistet werden, ebenso wie die nachfolgenden Funktionen:

  • Sitzungsliste und Sitzungskalender mit Sitzungsunterlagen
  • Liste ungelesener Dokumente mit Feedback-Funktion
  • Komfortable Volltextsuche
  • Archivfunktion
  • Benachrichtigung über neue Unterlagen

Dennoch sollte es eine schlanke Lösung sein, die ohne die Einführung eines teuren und aufwendigen Sitzungsdienstes die einfache und komfortable Bereitstellung aller Sitzungsunterlagen und die Recherche ermöglicht. Idealerweise sollte das schon vorhandene CMS verwendet werden, um den Einrichtungs- und Schulungsaufwand gering zu halten und auf bekannte Arbeitsweisen zurückgreifen zu können.

Der Einsatz des communice® Ratsinformationssystems war daher naheliegend und somit die effizienteste und nachhaltigste Lösung.

Umsetzung

Nachdem die Wahl auf das communice®–RIS gefallen war, konnten wir innerhalb von 14 Tagen das Projekt starten. Zunächst musste das Modul in allen Instanzen bereitgestellt werden. So konnten die Informationen den Bügern*innen und Ratsmitgliedern direkt auf deren Webseiten zur Verfügung gestellt werden. 

Nun ging es um die Erfassung der Ausschüsse und der Personen sowie die Einrichtung der jeweiligen Berechtigung, damit jeder nur auf die Dokumente und Unterlagen Zugriff hat, die für ihn bestimmt sind. 

Anschließend erhielt jedes Ratsmitglied ein Schreiben mit seinen initialen Zugangsdaten und einer Erläuterung, wie man sich anmelden kann und was zu tun ist. 

Auch eine Schulung für die Mitarbeiter*innen und die Ratsmitglieder wurde durchgeführt, und so konnte nach kurzer Zeit das communice®–RIS in Betrieb genommen werden. Seit dem 01.06.2019 können sich Bürger*innen und Ratsmitglieder auf digitalem Wege informieren und recherchieren. 

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