Website-Relaunch und Bürger-App für die Gemeinden der VG Theres

Neben den Webseiten wurden auch Bürger-Apps eingeführt, um die direkte Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern zu vereinfachen und Informationen schnell und zielgerichtet ausspielen zu können. Über Push-Nachrichten können wichtige Mitteilungen in Echtzeit verbreitet werden – und das ohne Doppelpflege aufseiten der Verwaltung. Gleichzeitig ermöglicht die App die Einbindung von Vereinen, die eigene Meldungen und Veranstaltungen zentral veröffentlichen können. Das stärkt das Miteinander, fördert Teilhabe und unterstützt die ehrenamtliche Arbeit in den Gemeinden.

Besonders wichtig war es der Verwaltung, neben Wirtschaftlichkeit und Rechtskonformität eine digitale Lösung zu finden, die zielgruppenorientiert, leicht bedienbar, zukunftsfähig und OZG- sowie BITV-konform ist. Auf Grundlage von TYPO3 und communice®web entstand ein Mehrmandantensystem mit modernem Erscheinungsbild, das alle drei Mitgliedsgemeinden der Verwaltungsgemeinschaft Theres verbindet, den Pflegeaufwand für die Verwaltung reduziert und sich flexibel an zukünftige Entwicklungen anpassen lässt.

Bei der Restrukturierung wurde der Fokus stark auf den Bürgerservice ausgerichtet. Informationen zu Verwaltungsanliegen sollten schnell gefunden und Antragsprozesse digital erledigt werden können – und das gemeindeübergreifend. Ziel war es, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und eine digitale Infrastruktur zu schaffen, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Besucherinnen und Besuchern einen schnellen und einfachen Zugang zu wichtigen Informationen und Online-Services ermöglicht.

Die drei Gemeindewebseiten befinden sich in einem System, was den Pflegeaufwand aufseiten der Verwaltung im Gegensatz zur vorherigen Website reduziert und erleichtert. Durch dieses Mehrmandantensystem können Inhalte zentral erstellt und mehrfach verwendet werden, ohne sie für jede Website erneut erfassen oder aktualisieren zu müssen. Dieser vernetzte Webauftritt spart Zeit und sorgt für einheitliche Informationen in allen Gemeinden. Gleichzeitig bietet communice®web aber auch die Möglichkeit, dass jede Kommune ihre Inhalte eigenständig und individuell pflegen und damit spezifische Themen hervorheben kann.

Einen Wiedererkennungswert schafft ein einheitliches Gestaltungskonzept, in dem sich die drei Gemeinden präsentieren.

Die Anliegen der Bürgerinnen und Bürger an die Verwaltung lauten häufig: Welche Fristen gelten? Welche Unterlagen werden benötigt? Welche Kosten entstehen? Ist ein Termin im Rathaus vor Ort erforderlich? Die Lösung ist ein gemeinsames, zentrales digitales Rathaus, das alle Fragen im Vorfeld beantwortet – und das rechtskonform.

Das digitale Rathaus wird durch eine Schnittstelle zum Landesbehördenwegweiser hergestellt. Durch diese direkte Anbindung an das Bayernportal werden alle Leistungen des Rathauses automatisch rechtskonform und landesweit einheitlich auf den drei Gemeindeseiten bereitgestellt. Gesetzliche Änderungen, die zentral über das Landesportal eingepflegt werden, gelangen dann ohne zusätzlichen Aufwand unmittelbar auf die Webseite. Das spart Pflegeaufwand aufseiten der Verwaltung und das digitale Rathaus bleibt dauerhaft aktuell, rechtssicher und zuverlässig.

Die Bürgerinnen und Bürger hingegen gelangen mit wenigen Klicks zu den passenden Informationen und Online-Diensten. Viele Anliegen können so jederzeit online erledigt werden — ohne Wartezeiten, ohne zusätzliche Wege und unabhängig von den Öffnungszeiten des Rathauses.

Damit entsteht eine moderne, bürgerserviceorientierte und rechtskonforme Serviceplattform für das gesamte Gebiet der Verwaltungsgemeinschaft, die den heutigen Erwartungen an die mobile Nutzung einer Website, Schnelligkeit und Transparenz voll entspricht und zugleich die Verwaltung nachhaltig entlastet. Der digitale Zugang zur Verwaltung wird für die Bürgerinnen und Bürger deutlich vereinfacht. Wirtschaftlichkeit, Zukunftsfähigkeit und Bürgernähe sind das Ergebnis.

Jede Gemeinde pflegt ihren eigenen Veranstaltungskalender. Um auch hier den Aufwand für die Verwaltung zu minimieren, können Vereine sich kostenlos auf der jeweiligen Gemeindewebsite registrieren und anschließend ihre Veranstaltungen selbst in den Kalender auf der Website eintragen. Auch Änderungen sind möglich. Die Verwaltung entscheidet, welche Veranstaltungen im Kalender erscheinen sollen. Das schafft Bürgernähe, stärkt die Selbstverantwortung und das Gemeinschaftsgefühl. Dadurch wird die Website jeder Gemeinde ein zentraler digitaler Anlaufpunkt für die vielfältigen Angebote in der Verwaltungsgemeinschaft, zu der jede und jeder etwas beitragen kann.

Um den redaktionellen Aufwand so gering wie möglich zu halten, werden die Veranstaltungen aus den Mitgliedsgemeinden künftig über eine Schnittstelle automatisch in den Veranstaltungskalender des Landkreieses Haßberge ausgespielt. Das spart Zeit für die Redakteure, da keine doppelte Pflege mehr nötig ist. Auch können so mehr Menschen erreicht und auf eine Veranstaltung aufmerksam gemacht werden.

Mithilfe einer DSGVO- und BITV-konformen Bürgerapp werden die Webseiten für den direkten digitalen Bürgerkontakt erweitert – und das ebenfalls ohne Mehrpflege aufseiten der Kommune. Es gibt eine zentrale Quelle, die ausgespielt wird, mithilfe von Push-Nachrichten können Bürgerinnen und Bürger über wichtige Änderungen und Hinweise informiert werden. Gleichzeitig bietet communice®app aber auch die Möglichkeit, als Verein selbst aktiv zu werden: Mithilfe eines Zugangs können Veranstaltungen und Neuigkeiten eingetragen und auf Aktionen aufmerksam gemacht werden. Das stärkt das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Teilhabe – und ermutigt Bürgerinnen und Bürger, das Gemeindeleben in der Verwaltungsgemeinschaft Theres aktiv mitzugestalten.

KI-Lösungen werden auch für Verwaltungen und Rathäuser immer interessanter, wie beispielsweise im Bereich der KI-Chatbots. Auch das Bereitstellen von Informationen in Leichter Sprache und Deutscher Gebärdensprache (DGS) ist von kommunalen Webseiten nicht mehr wegzudenken. All das kann jederzeit auf communice®Webseiten ergänzt werden:

Intelligente KI-Chatbots stehen Bürgerinnen und Bürgern rund um die Uhr als digitaler Bürgerservice zur Verfügung und entlasten damit die Verwaltung. Sie beantworten häufige Fragen sofort, navigieren gezielt zu zuständigen Stellen, unterstützen bei der Suche nach Dienstleistungen und erleichtern den Zugang zu Online-Anträgen. Zeitersparnis und Nutzerfreundlichkeit aufseiten der Bürgerinnen und Bürger sind das Ergebnis. Ebenso wird die Anzahl an eingehenden Telefonaten und E-Mails von Bürgerinnen und Bürgern minimiert, was zu einer besseren Verteilung personeller Ressourcen innerhalb der Verwaltung führt.

Bereits jetzt bietet die communice®Familie einen Chatbot powered by viind, der die Anfragen an das Rathaus minimiert und die Verwaltung damit unterstützen kann – flexibel, 24/7 und in mehreren Sprachen verfügbar.

So kommt KI auch im Bereich der Leichten Sprache zum Einsatz: Mithilfe von communice®easy powered by SUMM AI werden die Inhalte der Website per Knopfdruck in Leichte Sprache übersetzt. Diese Erweiterung erleichtert Bürgerinnen und Bürgern den Zugang zu Informationen auf der Website. Gleichzeitig knüpft die Bereitstellung von Leichter Sprache und Deutscher Gebärdensprache an die Vorgaben der BITV an.

Mit der Möglichkeit, die Webseiten jederzeit um bestimmte Funktionen zu ergänzen, bleibt die Verwaltung auf dem aktuellen Stand der Technik, da sie auf eine digitale Infrastruktur setzt, die investitionssicher und skalierbar ist und die technische Entwicklung von morgen im Blick behält.

Praxisbeispiele für eine bereits um KI-Funktionen und Informationen in Leichter Sprache und Deutscher Gebärdensprache erweiterte kommunale Website finden Sie unter:

• www.voehringen.de
• www.wolfertschwenden.de
• www.bad-segeberg.de
• www.amt-jevenstedt.de