Moderner und zeitgemäßer digitaler Bürgerservice in Reinbek

In unserem Alltag sind wir es längst gewohnt, Waren und Dienstleistungen jederzeit und an jedem Ort online zu beziehen. Auch kommunale Websites müssen dieser Entwicklung Rechnung tragen und mehr als nur ein reines Informationenangebot zur Verfügung stellen. Bürger*innen und Unternehmen erwarten zunehmend, dass sie Verwaltungsdienstleistungen online beantragen können.

Vor diesem Hintergrund trat 2017 das Onlinezugangsgesetz (OZG) in Kraft, welches Bund, Länder und Kommunen bis Ende 2022 verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten. Die Umsetzung des OZG stellt Kommunen vor vielfältige Herausforderungen. Mit der einmaligen Bereitstellung von digitalen Formularen und Dienstleistungen ist es nicht getan, denn auch die dahinterliegenden internen Abläufe müssen angepasst werden.

In einem ersten Durchlauf konnte die Stadtverwaltung knapp 50 Formulare zur Verfügung stellen, die nicht der „Schriftform" bedürfen. Die Auswahl reicht von digital ausfüllbaren PDF-Dokumenten, die per E-Mail an die Verwaltung zurückgeschickt werden können, bis zu echten Onlinediensten, die vollständig über den Browser abgeschlossen werden.

Zum Einsatz kommen u. a. Online-Formulare des Einheitlichen Ansprechpartners Schleswig-Holstein sowie Softwarelösungen von Form-Solutions und HSH. Dabei begleiten Antragsassistenten die Bürger*innen beim korrekten Ausfüllen der Formulare.

Der bewährte communice® Behördenwegweiser mit Schnittstelle zum Zuständigkeitsfinder Schleswig-Holstein (ZuFiSH) bündelt alle Informationen. Er bietet den Bürger*innen verschiedene Einstiegspunkte in die Verwaltung. Hier sind alle Leistungen mit den zuständigen Ansprechpartner*innen und Fachdiensten sowie den relevanten Formularen verknüpft.

Nichtdestotrotz sind Besuche im Rathaus weiterhin notwendig und auch im Hinblick auf eine individuelle Beratung wertvoll. Aber um Wartezeiten für die Besucher*innen und Überstunden für die Mitarbeiter*innen zu vermeiden, führt die Stadt Reinbek parallel zur neuen Website das Warteschlangen- und Terminmanagementsystem FrontDesk ein. Dabei werden Termine für das Bürgerbüro im Voraus online vereinbart. In den folgenden Monaten konnten dadurch die Wartezeiten weitgehend reduziert werden.

Mit communice® erhält die Stadt somit eine neu strukturierte, übersichtliche und optisch moderne Website, die die Besucher*innen der Website optimal empfängt und zielgerichtet führt. Neben vielfältigen Onlinediensten wurde auch viel Wert auf die Kommunikation per Videobotschaften gelegt. 

Auch die Presse bestätigt, dass die Website zu den wohl besten kommunalen Websites gehört. Das freut uns sehr!