24.07.2020

communice meets regisafe

Vereinfachung der Verwaltungsarbeit in der Gemeinde Oststeinbek durch integrative Schnittstelle für Fachverfahren.

Nachdem gemeinsam bereits mehrere Auflagen der Bürgerinformationsbroschüre sowie ein Wegweiser für Seniorinnen und Senioren herausgegeben wurden, war für die Gemeinde Oststeinbek klar: auch bei der Neugestaltung der Webseite vertraut sie auf die Kompetenz von inixmedia.

Zielsetzung

Eine moderne Webseite ist nicht nur für die Besucher optisch ansprechend und funktional übersichtlich gestaltet, sondern ist genauso auch für die Redakteure in der Anwendung komfortabel und pragmatisch strukturiert. Hier spielt communice® seine Vorteile aus, von der intuitiven Bearbeitung der Inhalte bis zur klaren Ablagestruktur.

Aber wie wäre es, die Handhabung insbesondere sich wiederholender Arbeitsabläufe noch einfacher zu gestalten? Ein Beispiel kann die Bereitstellung der Amtlichen Bekanntmachungen sein.

Umsetzung

Für die Anlage und Verwaltung der behördlichen Dokumente nutzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Rathaus von Oststeinbek das Dokumentenmanagementsystem regisafe. Im Rahmen des Relaunches wurde eine Schnittstelle entwickelt, die regisafe und communice® miteinanderverknüpft. Ziel war es, dass Dokumente nur einmal abgelegt werden müssen und automatisch auf der Webseite veröffentlicht werden können.

In der konkreten Anwendung sieht das Verfahren wie folgt aus: Ein Dokument, z.B. eine Amtliche Bekanntmachung, wird in regisafe zur Veröffentlichung freigegeben. Die Datei wird inklusive der Metainformationen von der Schnittstelle erfasst und auf den Server der Webseite hochgeladen. communice® erstellt in diesem Fall daraus automatisch einen Nachrichtenartikel, so dass die Bekanntmachung auf der Webseite publiziert wird.

Die Schnittstelle lässt sich an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Ob nun eine Bekanntmachung, eine Satzung oder ein Mitteilungsblatt veröffentlicht werden soll, in communice® lässt sich für jeden Dokumententyp das passende Pendant finden.

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